Simple ActiveCollab Analyse

Erforschen Sie den Wert Ihrer ActiveCollab Daten ohne einen Datenanalysten oder Programmierfähigkeiten dabei zu haben. Profitieren Sie beim Treffen wichtiger Entscheidungen von interaktiven Dashboards, übersichtlichen Auswertungen und von einer guten Datenvisualisierung.

  • Einfache Bedienung: vollständig anpassbare drag-and-drop Dashboards für Ihr Team, Ihre Projekte und Ihre Kunden
  • Sharing is caring: Ein starkes User Management sorgt dafür, dass Nutzer genau die Daten sehen, die sie brauchen
  • Für immer kostenlos: Für bis zu 2 Nutzer für alle und für eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern für Open Source Projekte

Hosten Sie Exply auf Ihrem eigenen Server

Für Ubuntu 16, 18, Debian 9

 

Exply Cloud

Verbessern Sie Ihre ActiveCollab Auswertung mit Exply

Exply ist vollständig in ActiveCollab integriert und ermöglicht es Ihnen damit auf ganz einfache Weise den Wert Ihrer Daten zu entdecken. Einfach zu bedienende drag-and-drop Dashboards und Analysen direkt in der ActiveCollab-Umgebung machen Ihnen das Projektmanagement leichter.

Warum existiert Exply?

ActiveCollab ist ein sehr hilfreiches Projektmanagement-Tool, um Zeit für verschiedene Kunden, Projekte und Aufgaben zu erfassen. Es hilft auch dabei Rechnungen zu erstellen und im Blick zu behalten. ActiveCollab Berichte enthalten Informationen zu Zahlungen, Aufgaben, Zeiterfassung und Ausgaben in fest definierten Kategorien und Dimensionen.

Wir nutzen ActiveCollab jeden Tag, um unsere persönliche Arbeitszeit zu erfassen und sie Kunden, Projekten und Aufgaben zuzuordnen. Aber es gibt einen großen Nachteil der ActiveCollab Berichte: wir können damit wichtige Controlling-Fragen nicht beantworten, obwohl wir wissen, dass die nötigen Informationen in der Datenbank gespeichert sind!

Die nativen ActiveCollab Analysen reichen für Controlling Bedürfnisse nicht aus. Zum Beispiel müssen Auswertungen, welche die folgenden Controlling-Fragen beantworten entweder jedes Mal erneut manuell erstellt werden oder können diese gar nicht beantworten:

  • Wie viele Stunden haben wie viele Teammitglieder pro Tag/Woche/Monat auf welche Projekte/Aufgaben gebucht?
  • Wie viele Stunden des Budgets wurden schon aufgebraucht?
  • Wie viele Stunden müssen im nächsten Zeitraum von einer bestimmten Anzahl an Teammitgliedern abgearbeitet werden, damit das versprochene Zeitbudget eingehalten wird?
  • Wie viele produktive Stunden haben wir?
  • Wie viele Stunden sind pro Projekt, Teammitglied und Zeitraum fakturierbar und wie viele nicht?
  • Übersicht über gebuchte Arbeitszeiten pro Person pro Aufgabenliste
  • ... usw.

Wir glauben es sollte einfach sein, den Wert der eigenen Daten zu entdecken

Wir haben Exply als ActiveCollab Plugin entwickelt, um mit den Daten aus der Zeiterfassungs-Datenbank ohne einen Datenanalysten umfassende Berichte erstellen zu können.

Exply für Jira & Tempo

Exply selbst gehostet für ActiveCollab

Exply als ActiveCollab Integration

Die meisten ActiveCollab Integrationen erweitern die ActiveCollab Instanz an irgendeiner Stelle und bieten zusätzliche Funktionen. Exply funktioniert anders. Wir haben einen eigenen Datenanschluss gebaut, der alle ActiveCollab-Daten in eine separate Datenbank importiert.

Auf diese Art und Weise können Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend auf die Daten zugreifen. Damit lässt sich fast alles individuell anpassen, sodass der größtmögliche Mehrwert der vorhandenen Daten erzielt werden kann. Alle Daten in einer separaten Datenbank zu haben hat mehrere Vorteile:

  • Erstellen individueller Dashboards für spezifische Use Cases, Kunden und Teammitglieder
  • Vergleichen von Projekten, Kunden, Zeitspannen und individuellen Kriterien ist möglich
  • Kunden haben Zugriff auf Ihre eigenen, individuellen Dashboards mit Hilfe persönlicher Logins und können die für sie relevanten Informationen sehen: Projektbudget, gebuchte Stunden, fertige Aufgaben, etc.
  • Wir können unser Transparenzversprechen einhalten: alle Daten sind jederzeit und an jedem Ort abrufbar, inklusive individueller Zugriffsrechte durch ein komplexes Nutzermanagement
  • Alle zur Verfügung stehenden Daten können als Exceltabellen exportiert werden, um sie in anderen Anwendungen zu nutzen

Und natürlich können wir so auch die obenstehenden Fragen so unkompliziert wie möglich beantworten. 

Berichte vs. Dashboards

Noch ein was: Wir diskutieren immer mal die Notwendigkeit und den Nutzen klassischer Berichte, insbesondere im Vergleich zu Dashboards. Dabei stellen wir uns immer wieder die gleichen zwei Fragen: welche Unterschiede gibt es zwischen Dashboards und Berichten? Wozu braucht man einen Bericht wenn man Zugriff auf Echtzeitdaten in einem Dashboard hat? 

Je mehr wir darüber nachdenken und die Vor- und Nachteile beider Analysevarianten diskutieren, desto sinnvoller erscheinen uns Dashboards und desto überholter werden Berichte aus unserer Sicht.

Hier eine abstrakte Sichtweise auf das Thema:

Machen wir ein kleines Gedankenexperiment. Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein agiles Team mit größtenteils agilen Projekten. Wenn Sie nur monatlich Berichte über die Vergangenheit bekommen, ist das ungefähr so, wie beim Autofahren ausschließlich in den Rückspiegel zu schauen. Wenn Sie die richtigen Daten nicht zur richtigen Zeit bekommen, können Sie potenziell gefährliche Situationen nicht frühzeitig erkennen und dementsprechend Ihren Kurs nicht ändern, um eine Kollision zu vermeiden.

Insbesondere bei agilen Teams und Projekten ist es entscheidend schon früh auf potentielle Probleme zu reagieren. Ist das Team/Projekt noch auf dem richtigen Weg? Braucht das Projektteam Unterstützung um das Ziel zu erreichen oder um innerhalb des versprochenen Budgets zu bleiben?

Periodische Analysen - egal ob wöchentliche, monatliche oder jährliche - werden so gut wie immer zu spät kommen.  Jeden Tag oder sogar jede Stunde einen Bericht zu senden ergibt keinen Sinn, denn offensichtlich häufen sich dadurch viel zu viele Daten und man gewährleistet nicht, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt vorhanden sind. 

Wenn also jeder die benötigten Informationen bekommen kann, wann und wo auch immer sie/er es braucht, ist das nicht besser, als auf die wöchentlichen/monatlichen Updates zu warten?

Wir überlassen Ihnen die Antwort auf diese Frage, denn wir glauben nicht, dass es eine einzige Wahrheit zu diesem Thema gibt.

Wir haben in unserer Knowledge Base einen übersichtlicheren Vergleich erstellt, der die Unterschiede zwischen Dashboards and Reports aufzeigt.