ActiveCollab Analysen

Verbessern Sie Ihre ActiveCollab Auswertung mit Exply

Exply ist vollständig in ActiveCollab integriert und ermöglicht Ihnen damit eine schnelle und einfache Datenauswertung . Einfach zu bedienende drag-and-drop Dashboards und Analysen direkt in der ActiveCollab-Umgebung machen Ihnen das Projektmanagement leichter.

Warum existiert Exply?

ActiveCollab ist ein sehr hilfreiches Projektmanagement-Tool, um Zeit für verschiedene Kunden, Projekte und Aufgaben zu erfassen. Es unterstützt Sie beim Erstellen von Rechnungen und hilft Ihnen dabei, einen Überblick über diese zu behalten. ActiveCollab Berichte enthalten Informationen zu Zahlungen, Aufgaben, Zeiterfassung und Ausgaben in fest definierten Kategorien und Dimensionen.

Wir nutzen ActiveCollab jeden Tag, um unsere persönliche Arbeitszeit zu erfassen und sie Kunden, Projekten und Aufgaben zuzuordnen. Aber es gibt einen großen Nachteil an den  ActiveCollab Berichten: wir können damit wichtige Controlling-Fragen nicht beantworten, obwohl wir wissen, dass die nötigen Informationen in der Datenbank gespeichert sind!

Die nativen ActiveCollab Analysen reichen für Controlling Bedürfnisse nicht aus. Zum Beispiel müssen Auswertungen, welche die folgenden Controlling-Fragen beantworten, entweder jedes Mal erneut manuell erstellt werden oder können diese gar nicht erst beantworten:

• Wie viele Stunden haben wie viele Teammitglieder pro Tag/Woche/Monat auf welche Projekte/Aufgaben gebucht?
• Wie viele Stunden des Budgets wurden schon aufgebraucht?
• Wie viele Stunden müssen im nächsten Zeitraum von einer bestimmten Anzahl an Teammitgliedern abgearbeitet werden, damit das versprochene Zeitbudget eingehalten wird?
• Wie viele produktive Stunden haben wir?
• Wie viele Stunden sind pro Projekt, Teammitglied und Zeitraum fakturierbar und wie viele nicht?
• Übersicht über gebuchte Arbeitszeiten pro Person pro Aufgabenliste
• ... usw.

Wir glauben, dass es einfach sein sollte, aus seinen eigenen Daten ohne fremde Hilfe einen hohen Mehrwert zu generieren

Wir haben Exply als ActiveCollab Plugin entwickelt, um selbst mit den Daten aus der Zeiterfassungs-Datenbank umfassende Berichte erstellen zu können. 

Exply als ActiveCollab Integration

Die meisten ActiveCollab Integrationen erweitern die ActiveCollab Instanz an irgendeiner Stelle und bieten zusätzliche Funktionen. Exply funktioniert anders. Wir haben einen eigenen Datenanschluss gebaut, der alle ActiveCollab-Daten in eine separate Datenbank importiert.

Mit Hilfe dieser Funktionsweise können Sie ganz leicht auf Ihre Daten zugreifen, fast alle Einstellungen individuell anpassen und  somit alle nötigen Auswertungen bauen. Die Vorteile der Speicherung aller Daten in einer separaten Datenbank sind folgende:

• Erstellen individueller Dashboards für spezifische Use Cases, Kunden und Teammitglieder
• Vergleichen von Projekten, Kunden, Zeitspannen und individuellen Kriterien ist möglich
• Kunden haben Zugriff auf Ihre eigenen, individuellen Dashboards mit Hilfe persönlicher Logins und können die für sie relevanten Informationen sehen: Projektbudget, gebuchte Stunden, fertige Aufgaben, etc.
• Wir können unser Transparenzversprechen einhalten: alle Daten sind jederzeit und an jedem Ort abrufbar, inklusive individueller Zugriffsrechte durch ein komplexes Nutzermanagement
• Alle zur Verfügung stehenden Daten können als Exceltabellen exportiert werden, um sie in anderen Anwendungen zu nutzen

Und natürlich kann Exply auch die obenstehenden Fragen beantworten. 

Berichte vs. Dashboards

Noch ein paar Worte: Wir diskutieren immer mal die Notwendigkeit und den Nutzen klassischer Berichte, insbesondere im Vergleich zu Dashboards. Dabei stellen wir uns immer wieder die gleichen zwei Fragen: welche Unterschiede gibt es zwischen Dashboards und Berichten? Wozu braucht man einen Bericht wenn man Zugriff auf Echtzeitdaten in einem Dashboard hat? 

Je mehr wir darüber nachdenken und die Vor- und Nachteile beider Analysevarianten diskutieren, desto sinnvoller erscheinen uns Dashboards und desto überholter werden Berichte aus unserer Sicht.

Hier eine abstrakte Sichtweise auf das Thema:

Führen wir ein kleines Gedankenexperiment durch. Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein agiles Team mit größtenteils agilen Projekten. Wenn Sie nur monatlich Berichte über die Vergangenheit bekommen, ist das ungefähr so, wie beim Autofahren ausschließlich in den Rückspiegel zu schauen. Wenn Sie die richtigen Daten nicht zur richtigen Zeit bekommen, können Sie potenziell gefährliche Situationen nicht frühzeitig erkennen und dementsprechend Ihren Kurs nicht ändern, um eine Kollision zu vermeiden.

Insbesondere bei agilen Teams und Projekten ist es entscheidend schon früh auf potentielle Probleme zu reagieren. Ist das Team/Projekt noch auf dem richtigen Weg? Braucht das Projektteam Unterstützung um das Ziel zu erreichen oder um innerhalb des versprochenen Budgets zu bleiben?

Periodische Analysen - egal ob wöchentliche, monatliche oder jährliche - werden so gut wie immer zu spät kommen.  Jeden Tag oder sogar jede Stunde einen Bericht zu senden ergibt keinen Sinn, denn offensichtlich häufen sich dadurch viel zu viele Daten an und es wird nicht gewährleistet, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt vorhanden sind. 

Ist es also nicht besser, wenn jeder die benötigten Informationen bekommen kann, wann und wo auch immer sie/er es braucht?  Und lohnt es sich, auf  wöchentliche oder monatliche Updates zu warten?

Aus unserer Sicht gibt es keine "richtige" Position zu diesem Thema. Deshalb überlassen wir Ihnen die Antwort auf unsere Frage.